Nextcloud Deck und Gantt-Charts – Wie die Smarte Region Würzburg ihr Projektmanagement optimierte

Im Team haben wir lange Zeit individuelle Methoden zur Projektplanung genutzt - von handschriftlichen To-Do-Listen bis zum digitalen Projektmanagement-Tool war alles dabei. Der Einsatz unterschiedlicher Planungsmethoden war ineffizient und erschwerte die Zusammenarbeit. So ist uns die Notwendigkeit einer einheitlichen und transparenten Lösung bewusst geworden, um den Überblick über die vielen miteinander verknüpften Aufgaben zu behalten.

Eine gemeinsame Plattform für alle

Die Antwort auf dieses Problem fanden wir in Nextcloud Deck – einem agilen Projektplanungstool, das bereits in unserer bestehenden Cloud-Umgebung verfügbar war. Deck basiert auf einem Kanban-ähnlichen System: Aufgaben werden auf digitalen Karten erfasst und je nach Bearbeitungsstatus – von "offen" über "in Arbeit" bis "erledigt" – verschoben.

Die Vorteile waren schnell spürbar. Alle Teammitglieder erhielten einen strukturierten Überblick über ihre Aufgaben, konnten Verantwortlichkeiten eindeutig zuweisen und Fortschritte in Echtzeit verfolgen. Doch eine Schwäche hat das Tool weiterhin: Nextcloud Deck bot keine Möglichkeit, Aufgaben in einem zeitlichen Zusammenhang darzustellen. Ohne eine visuelle Darstellung von Abhängigkeiten und Fristen fehlte eine zeitliche Übersicht zum Projektstatus.

Gantt-Diagramme zur Darstellung zeitlicher Abläufe

Hier kam das bewährte Gantt-Diagramm ins Spiel. „Diese Methode visualisiert Aufgaben entlang einer Zeitachse, zeigt ihre Dauer und Abhängigkeiten und deckt potenzielle Engpässe frühzeitig auf. Die Integration eines solchen Tools in Nextcloud Deck war die logische Konsequenz“ erläutert unser Kollege Tilman Hampl.

Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Sonith haben wir eine Open-Source-Erweiterung geschaffen, die Nextcloud Deck um Gantt-Diagramme ergänzt. Nun können Verwaltungen und Teams ihre Projekte nicht nur in Kanban-Boards organisieren, sondern auch die zeitlichen Abhängigkeiten und den Fortschritt in einem Gantt-Chart überblicken.

Nextcloud Deck bietet agiles Projektmanagement mit Datenschutz

Nextcloud Deck erweist sich als gutes Werkzeug für Organisationen, die agile Methoden mit hoher Datensicherheit verbinden wollen. Durch die tiefe Integration in die Nextcloud-Umgebung bleiben sämtliche Daten unter der Kontrolle der Organisation. Deck bietet Funktionen wie:

  • Visuelles Kanban-Board: Aufgaben lassen sich flexibel verschieben und mit Statusangaben versehen.
  • Detaillierte Aufgabenplanung: Karten können mit Beschreibungen, Checklisten für Unteraufgaben bzw. Arbeitsschritte, Fälligkeitsdaten und Anhängen angereichert werden.
  • Nahtlose Integration: Verknüpfung mit Dokumenten in der Nextcloud-Dateiablage oder direkte Übernahme von Nachrichten aus dem Chat-System Nextcloud Talk sind umsetzbar.
  • Filter: Der integrierte Filter ermöglicht eine gezielte Auswahl nach Schlagwort, zugewiesenem Benutzer oder Fälligkeitsdatum.

Abb. 1: Ein Kanban-Board in Nextcloud Deck mit Testdaten gefüllt.
Abb. 1: Ein Kanban-Board in Nextcloud Deck mit Testdaten gefüllt.

Die einzelnen Karten können mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden und einem Mitarbeitenden zugewiesen werden. Zusätzlich können noch Kategorien frei gewählt und mit Farben hinterlegt werden.

Die Vorteile der Gantt-Integration

Mit der Integration von Gantt-Diagrammen in Nextcloud Deck profitieren Teams von einer verbesserten Planung:

  • Einfache Zusammenarbeit: Teams können Aufgaben in Deck erstellen und gemeinsam über die visuelle Darstellung in einem Gantt-Diagramm anpassen.
  • Effiziente Ressourcenplanung: Zeitliche Konflikte zwischen Aufgaben werden frühzeitig sichtbar, sodass Ressourcen besser zugeteilt werden können.
  • Kostenersparnis – Als Open-Source-Lösung fallen keine Lizenzkosten an.
  • Höchste Datensicherheit – Nextcloud wird auf eigenen Servern betrieben und bleibt unter voller Kontrolle der Verwaltung.

Abb. 2: Beispiel eines einfachen Gantt-Charts. Hier werden die in Abb. 1 dargestellten Planungskarten in ein Gantt-Chart überführt. Der zeitliche Ablauf der einzelnen Aufgaben wird übersichtlich dargestellt.
Abb. 2: Beispiel eines einfachen Gantt-Charts. Hier werden die in Abb. 1 dargestellten Planungskarten in ein Gantt-Chart überführt. Der zeitliche Ablauf der einzelnen Aufgaben wird übersichtlich dargestellt.

Der Weg zur eigenen Gantt-Integration in Nextcloud

Für alle, die diese Erweiterung nutzen möchten, sind folgende Schritte notwendig:

  1. Nextcloud-Installation: Eine laufende Nextcloud-Umgebung ist Voraussetzung. Weitere Infos unter: https://nextcloud.com/de/externer Link
  2. Nextcloud Deck-App installieren: Installieren von "Nextcloud Deck“ in der Nextcloud-Umgebung. Mehr Details hierzu unter https://github.com/nextcloud/deckexterner Link
  3. Deck2Gantt installieren – Die aktuelle Version des Codes und die dazugehörigen Installationsanweisungen liegen unter: https://gitlab.opencode.de/wuerzburg/deck2ganttexterner Link

Fazit: Kostengünstiges Tool für die Projektplanung

Nexclout Deck und Deck2Gantt sind Open Source-Lösungen, die allen Interessierten zur Verfügung stehen. Die Kombination aus Nextcloud Deck und Gantt-Diagrammen ermöglicht es Verwaltungen und Teams, ihre Projekte besser zu steuern – ohne Kompromisse bei Datenschutz und Kosten einzugehen. 

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